Отпуск, долгожданный и любимый отпуск! С каким нетерпением мы его ждем, и как сложно нам потом возвращаться к рабочим будням. Вот некоторые простые советы, как помочь сотрудникам компании легче войти в рабочий режим.
Отпуск как пауза, как перерыв в текущих делах – важный ресурс для восстановления активности. Отношение к запланированному отпуску у того, кто отпускает, и у того, кто уходит, разное. Что поделаешь – руководителем отпуск подчиненного воспринимается как проблема: следует перепоручить текущие дела, обязанности тому, кто будет замещать отпускника.
Естественно, отсутствие игрока в команде увеличивает нагрузку на оставшихся сотрудников. Нам его не хватает! Исходя из этой простой истины, мы формулируем совет: встречайте того, кто вернулся! Заметить, оказать внимание, сказать теплые слова – есть много способов принять сотрудника обратно в трудовую повседневность, придав возвращению оттенок воскресенья с пасхальными мотивами и радостью. Открытка, яркий цветок на рабочем месте вернувшегося – вот простые и доступные знаки внимания. Коллеги ведь могут искренне радоваться и, если это не нарушает рамок корпоративной культуры, вставать, приветствовать вернувшегося аплодисментами.
На одной из популярных в сети фотографий на тему возвращения изображена клавиатура компьютера, заросшая зеленой молодой травой за время, пока хозяин этой клавиатуры отсутствовал. Да, как долго вас не было – все травой поросло! Конечно, этот неординарный способ уместен, наверное, в творческих коллективах – в рекламных агентствах, в редакциях. Но почему не попробовать? Старая клавиатура всегда найдется, да и щепотку семян газонной травы раздобыть нетрудно.
Вернувшийся из отпуска чаще сам проявляет активность: это может быть и рассказ о путешествии за вечерним чаепитием, и демонстрация фотографий или видео. Если турист был в дальних странах, то он может угостить своих коллег национальными сладостями, рассказать об особенностях характера народа той страны, где он был, о том, какие приключения с ним происходили. Это общение приводит к определенному эффекту – отпускник делится своей энергией, новыми впечатлениями, и его коллеги получают частичку отпускного настроения.
Отдых не в радость?
Мы бы не были точны, если бы не сказали о послеотпускном стрессе и, как пишут зарубежные источники, депрессии. Речь идет, конечно же, не о диагнозе, а о подавленном настроении отгулявшего отпуск сотрудника. Обратите внимание на слово «отгулявшего» – правда, грустно?
Перемена обстановки, окружения, ритма жизни требует адаптации, не зря советуют устраивать отпускные путешествия так, чтобы возвратиться домой за 2-3 дня до выхода на работу. Перемещение из одного климатического пояса в другой также является стрессом, который при перелетах и контактах с огромным количеством пассажиров нередко заканчивается симптомами простуды. Так что два-три дня будут очень полезны, чтобы прийти в форму и поддержать свой иммунитет витаминами и более привычным домашним отдыхом.
Марина Мелия, генеральный директор психологической консультативной компании «ММ-Класс», советует постепенно входить в режим работы, не принимать важных ответственных решений в первые дни. По традиции компании «ММ-Класс» все с отрудники уходят в отпуск одновременно три раза в год на две недели.
Первый послеотпускной рабочий день всегда начинается одинаково – с чаепития и «творческих отчетов» о проведенных каникулах, «городах и странах». Для этого специально в начале рабочего дня выделяется полтора часа. Положительные эмоции тоже нуждаются в канализации, что позволяет потом сосредоточить все мысли только на работе.
Чтобы глаза горели
Гули Базарова, руководитель «Центра Кадровых технологий-ХХI век» отмечает, что за неделю до отпуска и первую неделю после отпуска наблюдается снижение деловой активности сотрудника. Интересно, что его «нерабочее настроение» влияет на окружающих.
Если сотрудник недоволен проведенным отпуском, например, занимался ремонтом квартиры или не нашел достаточно средств для желаемого отдыха, то проблему адаптации можно решить, если дать ему после выхода хороший проект с вероятным и значимым результатом или такую работу, от которой бы «глаза горели». К встрече «возвращенца» можно и нужно подходить творчески, считает Гули Базарова, – например, устроить розыгрыш, в который будут вовлечены все сотрудники отдела.
Стол вернувшегося заваливают записками о срочных делах, и два-три часа отпускник, «весь в мыле», бегает от ксерокса к факсу, стремясь выполнить все поручения, и слышит от окружающих, что «все не успевают», «очень много работы за последние две недели», и «как хорошо, что ты вернулся». После коллеги благодарят его за то, что вся работа сделана и теперь появилось время для того, чтобы слушать отчет об отпуске. Правда, такое «погружение» в рабочий ритм скорее производит впечатление на тех, кто отгулял отпуск первый раз.
Анастасия Михайлина, сотрудник отдела рекрутмента и развития сети гипермаркетов Castorama Russia советует ввести в практику написание action plan, посвященного делам собирающегося в отпуск сотрудника. Этот план составляется им вместе с непосредственным руководителем, и суть его состоит в ответах на вопросы «что делать, если?». Написанный план обсуждается с сотрудником-заместителем, чтобы убедиться, что ему как временно ответственному за ход событий лицу все полностью ясно и понятно. Сотруднику после отпуска по такому плану гораздо удобнее принимать дела, так как ни один из блоков и проектов не будет потерян.
Многие западные компании практикуют несколько простых, но эффективных принципов организации выхода сотрудника из отпуска на работу. Чаще всего отпуск планируется таким образом, чтобы сотрудник приступил к работе с понедельника. По статистике, специалист, приступивший к работе в среду-четверг и особенно в пятницу, испытывает больше стресса и менее продуктивен.
В нашей компании, – рассказывает Анастасия, – принят принцип «погружения»: в первый рабочий день сотрудник сразу, с девяти часов утра, встречается тет-а-тет со своим руководителем – они беседуют о том, как идут дела в отделе, что нового произошло за время отсутствия отдыхавшего, в какие проекты вовлечены его коллеги. Не создавая напряжения в первый же час, мы плавно вовлекаем сотрудника в рабочий ритм и контекст текущей деятельности.
Один из самых эффективных инструментов быстрого и качественного «вовлечения» отдыхавшего в работу – обсуждение action plan’а, о котором мы писали выше. Это следует делать втроем – вышедший из отпуска специалист, замещавший его сотрудник и их руководитель. Таким образом, вернувшийся из отдыха сотрудник получает полную и ясную картину состояния своих дел, без риска упустить что-то из внимания, без страха воскликнуть спустя месяц: «Ой, точно, после выхода из отпуска я об этом совсем забыл!»
Информация – лучшее средство против стресса и волнения. Кто обладает информацией – тот спокоен. Конечно, не стоит забывать о самом важном элементе встречи вновь вышедшего на работу коллеги – об атмосфере в коллективе в день его выхода. Тон, как правило, задает руководитель подразделения, и в большинстве случаев сотрудники следуют его примеру. В Castorama сотрудники дарят коллегам сувениры в том случае, если отпуск был проведен за рубежом, или приносят пирожные и фрукты для совместного чаепития. Все это очень хорошо сказывается на межличностных отношениях в коллективе.
Невозвращенцы
Одна из существенных проблем для HR-службы – стандартное решение сотрудника уволиться, отгуляв отпуск. По данным HRM.ru, до 80% увольнений по инициативе работника приходятся как раз на послеотпускное время. Может быть, дело в снижении настроения, в послеотпускной «депрессии»? Скорее всего, это не так. Многие сотрудники находятся в поиске именно во время отпуска.
Решение такого рода является сознательным, выверенным, и шансы на то, что путем переговоров удастся сохранить сотрудника, минимальны. Что делать? Обеспечивать кадровый резерв, работать в контакте с начальниками подразделений и при первом же сомнении в том, что сотрудник вернется после отпуска, не откладывать разговор о его намерениях – так вы получите информацию и будете готовы к поиску замены.
Кстати, зачастую увольнения по собственному желанию случаются из-за того, что руководитель отказывает сотруднику в отпуске. Но существует и другая сторона проблемы – по разным причинам люди отказываются от отпуска. Потому что боятся потерять место работы, или от того, что работа творческая и действительно приносит удовольствие.
Внимание и еще раз внимание!
Проявить внимание, выраженное в ритуальных действиях, – цветы, открытка, аплодисменты; заметить, показать, что вернувшийся по-человечески важен для коллектива. Дать выход эмоциям – устроить чаепитие с рассказом отпускника и «отчетом» об отпуске. Это позволит обменяться эмоциональной энергией и поднимет командный дух. Творческая встреча – розыгрыш, придумать, как пошутить над тем, кто вернулся. – такой способ применим для сложившихся коллективов, при этом важно знать меру. Устроить «погружение» в рабочую реальность: руководитель проводит беседу с отпускником и замещающим сотрудником, информирует о произошедших событиях, при этом помогает предварительное составление action plan’а.
Обсуждение его выполнения, перспектив работы позволяют сотруднику легче адаптироваться. Отложить на некоторое время ответственные задания и снизить стрессовую нагрузку на возвращающегося, если это возможно. Постепенно, в течение недели повысить темп работы.
Если сотрудник недоволен прошедшим отпуском, то руководитель может поручить ему знакомую работу с явно прогнозируемым результатом, тем самым компенсируя негативные эмоции. Отпуск должен сопровождаться полным или частичным отключением сотрудника от рабочей реальности, иначе получается, что никакого отпуска как будто и не было, а при таких обстоятельствах встретить того, кто как бы не уходил, затруднительно. Планировать отпуск лучше так, чтобы сотрудник вышел на работу в понедельник.
