У главі 10 розділу ІІ встановлено порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій і витягів зі службових документів.
Зауважимо, що вперше у нормативно-правовому акті з діловодства й архівної справи копії службових документів класифіковано на «факсимільні» і «вільні»:
«11. Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні і вільні:
1) факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;
<…>
6) вільні копії виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо)».
Також у главі 10 слід звернути увагу на пункти, у яких
― дозволено виготовляти й засвідчувати копії з оригіналів та копії з копій документів:
«2. Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.
3. Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках:
на вимогу судових та інших правоохоронних органів;
для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою). Наприклад, установа може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.
4. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо»;
― обумовлено випадки, в яких не допускається виготовляти копії:
«7. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями»;
― прописано вимоги до оформлення спеціальних написів та відміток на копіях, завдяки яким копія набуває юридичної сили:
«8. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.
Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії.
Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій».
У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи.
На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».
9. Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Всього в копії _____ арк.». За рішенням установи або на вимогу установи, якій надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно»;
― обумовлено особливості виготовлення дублікатів, й одночасно наведено визначення поняття «дублікат»:
«13. Особливим видом копії документа є дублікат — повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.
Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».
Крім того, на особливу увагу заслуговує вимога до оформлення копій з вихідних документів (підп. 3 п. 11), якою нехтує переважна більшість установ, вважаючи таку процедуру засвідчення копій надто складною й зайвою, а саме:
«3) на копіях вихідного документа, що залишаються в діловодстві установи, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:
Дата, індекс
Текст документа
Реквізит «Підпис» (без особистого підпису)
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст відділу діловодства
Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Відбиток печатки відділу діловодства
Дата
На копіях вихідних документів, що залишаються в діловодстві установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців».
Розділ ІІІ «Організація документообігу та виконання документів»
Цей розділ Правил, присвячений організації документообігу та виконанню документів, містить 7 глав.
У главі 1 розділу ІІІ встановлено загальні вимоги щодо організації документообігу та визначення його обсягу.
Зокрема, у пунктах 5–7 надано рекомендації щодо регламентації документообігу в установі у разі запровадження в ній системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу:
«5. Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією з діловодства установи, що розроблюється з урахуванням вимог Порядку роботи з електронними документами, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
6. У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
7. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способів опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства».
У пунктах 8 і 9 глави 1 розділу ІІІ слід звернути увагу на правила підрахунку обсягу документообігу в установі:
«8. Обсяг документообігу установи визначається службою діловодства з урахуванням усіх документопотоків за відповідний період часу (рік, квартал).
Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх, вихідних документів у місцях їх реєстрації.
За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів.
9. Підсумкові дані про обсяг документообігу аналізуються, узагальнюються службою діловодства за формою, наведеною в додатку 3 до цих Правил, і подаються керівнику установи в установленому ним порядку».
У главі 2 розділу ІІІ встановлено вимоги щодо приймання, первинного опрацювання та попереднього розгляду документів.
У цій главі слід звернути увагу на правила приймання й опрацювання
― документів з паперовими носіями інформації, що надходять у неробочий час, надіслані не за адресою, мають пошкодження або помилки в оформленні:
«3. Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговим працівником установи (за наявності), який, не розкриваючи кореспонденцію, передає її в службу діловодства наступного робочого дня під розписку».
«6. <…> Документи, надіслані не за адресою, повертаються відправникові без їх розгляду».
«7. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, розшифрування підпису особи, яка здійснила запит.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший — зберігається у службі діловодства»;
― документів в електронній формі без електронного цифрового підпису:
«4. У разі надходження документів в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі) їх роздруковують на папері із проставленням надпису на верхньому полі документа «Отримано в електронній формі».
У главі 3 розділу ІІІ визначено основні вимоги до реєстрації документів, як-от:
«2. Під час реєстрації документів в установі необхідно дотримуватися таких вимог:
документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;
документи реєструються за документопотоками (вхідні, вихідні, внутрішні);
документи реєструються лише один раз (вхідні — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час), створювані — у день підписання або затвердження);
у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється;
документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів;
окремо реєструються:
акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи;
розпорядчі документи з основних питань діяльності установи;
розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
рішення колегіальних органів;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
звернення громадян;
запити на отримання публічної інформації;
факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку);
документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням у реєстраційних формах електронної адреси відправника та адресата)».
Крім того, в цій главі прописано:
― порядок надання документам реєстраційних індексів (п. 5);
― випадки, в яких на документах під час їх реєстрації дозволено проставляти штрих-коди (п. 6);
― види реєстраційних форм, які можуть бути запроваджені в установі, та вимоги до їх оформлення й ведення (п. 7–10).
У главі 4 розділу ІІІ регламентовано організацію передачі документів та їх виконання.
У цій главі прописано порядок:
― передання документів на розгляд керівництва (п. 1 і 2);
― передання документів безпосереднім виконавцям (п. 3–5);
― виконання документів (п. 6–8).
Організацію контролю за виконанням документів установлено у главі 5 розділу ІІІ.
Передусім у цій главі слід звернути увагу на пункти, у яких прописано:
― правила обчислення строків виконання документів:
«4. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних — з дати надходження (реєстрації).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший робочий день після неробочого дня.
5. Документ, в якому не зазначено строк виконання, повинен бути виконаний не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту його реєстрації в установі, до якої надійшов документ.
Завдання, визначене у службовому документі, виконується у встановлений строк.
Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання»;
― випадки, у яких строк виконання може бути змінено:
«7. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності — посадової особи, яка її заміщає.
У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, — до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних»;
― порядок взяття документів на контроль:
«8. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника установи або його заступників.
Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання».
― порядок зняття документів з контролю:
«13. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або після іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки керівник установи, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба діловодства (служба контролю). Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби діловодства (служби контролю».
У главі 6 розділу ІІІ визначено правила організації інформаційно-довідкової роботи з документами, зокрема, за умови запровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів обумовлено у главі 7 розділу ІІІ. У цій главі надано лише загальні рекомендації щодо опрацювання і відправлення вихідної кореспонденції засобами поштового зв’язку, каналами електрозв’язку, а також завдяки послугам кур’єрської та фельд’єгерської служб.
Продовження у наступному номері
Стаття надана редакцією журнала «Довідник кадровика»
спеціально для інтернет-порталу «Всеукраїнська асоціація кадровиків»
(детальніше —журнал «Довідник кадровика» № 9, 2015)
Олена ЗАГОРЕЦЬКА,
пров. наук. співроб. відділу документознавства Українського науково-дослідного інституту
архівної справи та документознавства, канд. іст. наук, ст. наук. співроб.
