Штатний розпис. Складення, затвердження, внесення змін, застосування

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Відповідно до частини 3 статті 64 Господарського кодексу України підприємство має право самостійно, тобто без погодження з виборним органом первинної профспілкової організації або іншим представницьким органом найманих працівників, поряд з визначенням організаційної структури, установлювати чисельність і штатний розпис.

На жаль, ані зазначеною нормою, ані будь-яким іншим нормативно-правовим актом не визначено поняття «штатний розпис». На практиці використовується таке поняття, яке містить юридичний словник: «Штатний розпис — це документ, який установлює на даному підприємстві, в установі, організації структуру, штати і посадові оклади працівників. Штатний розпис містить назву посад, чисельність працівників і оклади по кожній посаді» (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 27 червня 2007 року № 162/06/187-07).

Хоча штатний розпис, з огляду на норми законодавства, не є обов’язковим документом, однак він необхідний у роботі з персоналом. Саме на підставі штатного розпису, а також керуючись правилами внутрішнього трудового розпорядку та посадовими (робочими) інструкціями, роботодавець приймає рішення з персоналу, зокрема про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові відповідно до посади, яку він посідає (кваліфікації), а служба персоналу здійснює добір персоналу, оформляє відповідні документи, у т. ч. накази, аналізує якісний склад працівників, вносить роботодавцеві пропозиції щодо поліпшення складу працівників, оформляє в установленому порядку облікову та інформаційно-довідкову документацію, готує відповідну статистичну звітність.

Наявність штатного розпису є запорукою уникнення непорозумінь з представниками органів контролю за виконанням законодавства про працю, податкових органів, а також можливих трудових спорів з працівниками.

Звернути увагу

Штатний розпис після затвердження (здійснюється шляхом видання наказу) набуває статусу нормативного акта підприємства, установи, організації.

Доповнюючи викладене, варто навести роз’яснення з цього питання Міністерства праці і соціальної політики України від 17 червня 2008 року № 165/06/186-08: «…з урахуванням потреби регулювання і забезпечення прав працівників на працю, захисту від незаконного звільнення і оплати праці затвердження штатного розпису є обов’язковим, а відсутність його слід вважати порушенням вимог законодавства, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з частиною 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні порушення».

Показники, які містить штатний розпис, а саме: чисельність і професійно-кваліфікаційний склад працівників, розмір посадового окладу і тарифної ставки (окладу), а також розмір надбавки (доплати), якщо це передбачено положенням про оплату праці, діють у певному періоді. Зазвичай оптимальним періодом є календарний рік.

Згідно зі статтею 46 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 штатний розпис і зміни до нього зберігаються на підприємстві, в установі, організації – постійно.

СКЛАДАННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ

Штатний розпис складають у цілому по підприємству, установі, організації (далі — підприємство), затверджують з урахуванням практики на кожний календарний рік до його початку.

Звернути увагу

Жодним нормативно-правовим актом не передбачено штатного розпису окремого структурного підрозділу, у т. ч. відокремленого (філії, представництва тощо).

Розроблення штатного розпису здійснюється на основі затвердженої структури підприємства, чисельності працівників, положення про оплату праці та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Закону України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 року № 108/95-ВР (далі – Закон № 108), Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соці­ального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі – КП), випусків ДКХП. Останні (тобто випуски ДКХП) є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах усіх форм власності і видів економічної діяльності. Випуски ДКХП і штатний розпис є основою для розроблення посадових інструкцій (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 3 жовтня 2005 року № 36-508).

Розробляє штатний розпис, як правило, відділ праці і заробітної плати. На підприємствах, де такого відділу нема, розроблення цього документа може бути покладено на інший структурний підрозділ (наприклад, бухгалтерію, планово-економічний відділ, відділ персоналу) або, за рішенням керівника підприємства, на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми (локальними) актами.

Штатний розпис складається у довільній формі, оскільки вона не регламентується жодним нормативним документом (крім бюджетних установ і організацій, які складають штатний розпис за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 січня 2002 року № 57), і оформляється на чистих аркушах паперу формату А4.

Він містить такі складові:

• гриф затвердження;
• заголовок;
• текст.

Гриф затвердження — розміщується у правому верхньому куті першого аркуша штатного розпису (має бути розташований вище назви документа).

На практиці затвердження штатного розпису здійснюється шляхом видання наказу або власне грифом затвердження (бюджетні установи, організації).

Якщо штатний розпис затверджується наказом, який, до речі, належить до наказів з основної діяльності, гриф затвердження складається зі слів:

• ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);
• наказ (у називному відмінку) із зазначенням дати і номера.

Якщо ж штатний розпис затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається зі слів: ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), зазначається кількість штатних одиниць і місячний фонд заробітної плати, посада, ініціали та прізвище посадової особи, дата.

Заголовок — складається із поєднання назви документа «Штатний розпис» і назви підприємства (у родовому відмінку) із зазначенням року, на який затверджується документ (окремим рядком).

Текст — оформляється як таблиця і містить зазвичай такі графи:

1. № пор. — проставляються номери структурних підрозділів, якщо такі є, в порядку підпорядкованості (як правило, номери встановлюються відповідно до затвердженої структури).

2. Назва структурного підрозділу — записується згідно з відповідним положенням про структурний підрозділ: «Бухгалтерія», «Планово-економічний відділ», «Відділ маркетингу» тощо.

3. Назва професії (посади) — застосовується повна назва відповідно до КП із обов’язковим зазначенням кваліфікаційних характеристик, наприклад, «Провідний інженер-проектувальник (планування міст)», «Лаборант електромонтажних випробувань та вимірювань 4-го розряду», «Інженер з підготовки кадрів І категорії» тощо, а також можуть застосовуватися похідні посади: «Віце-», «Перший заступник…», «Заступник…», «Старший…» і т. ін.

Звернути увагу

Не можна застосовувати назви посад шляхом об’єднання двох, наприклад, «Бухгалтер-касир», «Референт-діловод», «Секретар-адміністратор» (у наведених прикладах складові професійних назв робіт належать до різних розділів КП).

4. Код за Класифікатором професій — проставляється з метою: а) щоб запобігти помилкам у назві посади (професії) в наказі про прийняття (переведення на іншу роботу); б) проставляння коду при заповненні особової картки працівника (форма № П-2) та форм статистичної звітності з персоналу.

5. Кількіст штатних одиниць — записується по кожній посаді (професії) в межах відповідного структурного підрозділу і в ці­лому по підприємству.

Кількість штатних одиниць підприємства, установи, організації визначається на практиці на підставі розрахунку планового обсягу робіт (послуг) та затверджених норм праці. При визначенні потрібної чисельності працівників можуть використовуватися, зокрема, наведені в таблиці документи.

Таблиця

Перелік нормативно-правових актів

У разі коли чисельність працівників за результатами проведеного розрахунку становитиме, наприклад, 26,5 штатної одиниці, тобто одна із них не може бути зайнята працівником з повним робочим днем, роботодавець має право прийняти працівника на посаду (за професією) з неповним робочим днем або неповним робочим тижнем за умови, що його загальна тривалість роботи протягом місяця не перевищуватиме половини місячної норми робочого часу. При цьому працівник приймається не «на півставки», як це інколи вважають роботодавці, а на посаду (за професією) з неповним робочим часом з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу.

6. Посадовий оклад, тарифна ставка (оклад) — по кожній посаді (окремо), групі штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації проставляється розмір посадового окладу, тарифної ставки (окладу) згідно з умовами оплати праці, зокрема, затвердженими тарифною сіткою — для технічних працівників і робітників та схемою посадових окладів — для керівного складу, професіоналів і фахівців підприємства.

Звернути увагу

Відповідно до Закону № 108 мінімальна заробітна плата нині забезпечується лише тарифною частиною, тобто до неї не включаються доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати. Отже, посадовий оклад чи місячна тарифна ставка (оклад) працівника не можуть бути меншими за розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законом (ст. 3).

7. Надбавки, доплати — встановлюються роботодавцем самостійно (ст. 15 Закону № 108) в колективному договорі за умови, що вони мають постійний характер, наприклад, за вислугу років на підприємстві, в галузі, науковий ступінь, наукове звання, володіння іноземними мовами тощо.
Надбавки, доплати у встановленому розмірі (у гривнях) вносяться до штатного розпису з настанням у працівника права на їх отримання.

8. Місячний фонд заробітної плати — проставляється сума посадового окладу (тарифної ставки) і надбавки, доплати (за наявності) по кожній посаді, групі штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації.
Сумарний показник графи проставляється в рядку «Разом по підприємству (установі, організації)».

Слід також наголосити, що невідповідність назви посади (професії) в штатному розписі, а в подальшому — в наказі про прийняття (переведення на іншу роботу) працівника і в трудовій книжці може призвести до серйозних труднощів, зокрема, при оформлені пільгової пенсії, надані додаткової(-их) відпустки(-ок), укладенні договору про повну матеріальну відповідальність, наданні пільг і компенсацій, передбачених колективним договором і т. ін.

Звернути увагу

Порушення правил ведення трудових книжок працівників, а саме: внесення записів про посаду (професію), що не відповідають КП, тягне за собою адміністративну відповідальність посадових осіб у вигляді штрафу від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (частина перша ст. 41 Кодексу України про адміністративні порушення).

Посади в кожному структурному підрозділі (у межах штатного розпису) рекомендується записувати в такій послідовності: керівник, його заступник(и) (за наявності), професіонали, фахівці (з урахуванням рівня категорії — від вищої до нижчої), технічні працівники, робітники (з урахуванням класів, розрядів — за аналогією з фахівцями).

ЗАТВЕРДЖЕННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ

На практиці штатний розпис зазвичай затверджується до початку календарного року шляхом видання наказу з основної діяльності (додаток 1). Перед його затвердженням розглядають і включають всі зміни, внесені до штатного розпису протягом минулого року, також вносять зміни, які плануються на наступний календарний рік.

ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО ШТАТНОГО РОЗПИСУ

Протягом року роботодавець має право у будь-який час внести зміни до штатного розпису, зокрема:

• у разі здійснення структурної перебудови підприємства, наприклад, створення нових або ліквідації наявних структурних підрозділів;
• у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, внаслідок чого змінюються розміри оплати праці, розряди, класи, назви професій, посад;
• за потреби ввести додатково певні посади (професії) чи, навпаки, вивести, виходячи з потреб виробництва, певну кількість штатних одиниць.

Зазначимо, що кількість і періодичність змін до штатного розпису протягом року законодавством не обмежується, а будь-які зміни, що його стосуються, здійснюються лише на підставі наказу по підприємству.

Порядок внесення змін до штатного розпису залежить насамперед від характеру змін.

Так, у разі структурної перебудови видається наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції і скасування чинного (додаток 2).

В інших випадках рекомендується видати наказ про внесення відповідних змін до штатного розпису без його заміни (додаток 3).

У подальшому в роботі керуються чинним штатним розписом та наказами про внесення до нього змін (долучаються до штатного розпису).

Потребує внесення змін до штатного розпису також виявлена невідповідність назви професії (посади) КП у трудовій книжці. Такі зміни оформляються наказом (додаток 4).

Звернути увагу

Дата введення штатного розпису в новій редакції в частині ліквідації структурних підрозділів, якщо це супроводжується скороченням чисельності або штату працівників, виведення зі штатного розпису певних посад (професій), внесення змін до раніше визначених умов праці має бути такою, щоб роботодавець, як того вимагають частина перша статті 492 та частина третя статті 32 КЗпП, попередив працівників про наступне вивільнення у зв’язку із скороченням чисельності та про зміну істотних умов праці, зокрема, розміру посадових окладів, тарифних ставок, окладів, розрядів, класів, назви посади, професії не пізніше ніж за два місяці (додаток 5).

Протягом строку попередження працівників у перелічених випадках продовжує діяти штатний розпис, затверджений на поточний календарний рік.

ШТАТНО-ПОСАДОВА КНИГА

На підприємствах, в установах, організаціях, окрім штатного розпису, рекомендується вести штатно-посадову книгу — робочий обліковий документ за формою, наведеною в додатку 6.

Слід зауважити, що в штатно-посадовій книзі, на відміну від штатного розпису, вказується прізвище конкретного працівника, а не назва посади — штатної одиниці.

На практиці книгу поділяють на розділи, які мають відповідати найменуванням структурних підрозділів і розміщуватися в порядку за штатним розписом. На невеликих підприємствах, де відсутні структурні підрозділи, розділи штатно-посадової книги можуть бути сформовані за функціональним принципом, наприклад: «Управління», «Планування та прогнозування», «Організація виробництва», «Фінансова робота та облік», «Робота з персоналом» і т. ін.

Кожен розділ книги слід починати на новому розвороті. На практиці для кожного розділу має бути передбачено кілька вільних рядків для продовження записів у разі внесення змін до штатного розпису (як під час його затвердження, так і згодом).

Записи до штатно-посадової книги слід роботи одразу після видання наказу про прийняття, переведення працівника на іншу постійну роботу, внесення тих чи інших змін до штатного розпису.

Оскільки штатно-посадова книга є, по суті, документом оперативного реагування, відомості до неї (окрім назв структурних підрозділів, посад і професій) записують олівцем. У разі зміни розміру посадового окладу, тарифної ставки (окладу), надбавки або доплати (звичайно, після видання наказу і згоди працівника) вказані показники витирають і записують нові. Також витирають відомості про працівника після його звільнення з роботи чи переведення на іншу посаду (за іншою професією) постійно. Згодом на цьому місці записують відомості про новоприйнятого працівника.

_____________________________________

*Усі додатки — у вкладених файлах у форматі .doc, які можуть побачити і завантажити лише зареєстровані користувачі, що авторизувалися на сайті (увійшли в систему під своїм логіном і паролем).