Хто розробляє й затверджує штатний розпис на підприємстві? Чи потрібно затверджувати штатний розпис у новій редакції в разі структурної перебудови підприємства, підвищення посадового окладу, уведення нових доплат і надбавок? Які реквізити має місти штатний розпис?
Жодним нормативно-правовим актом не передбачено, що роботодавець зобов’язаний складати штатний розпис. Лише у ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України зазначено, що підприємство самостійно, тобто без погодження з виборним органом первинної профспілкової організації або іншим представницьким органом працівників, визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників і штатний розпис. Однак тут ідеться не про обов’язок, а лише про право підприємства складати штатний розпис.
Міністерство праці та соціальної політики України в листі від 17.06.2008 № 165/06/186-08 висловило таку думку: з урахуванням потреби врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захисту від незаконного звільнення й оплати праці затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим, а відсутність його слід уважати порушенням вимог законодавства, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з частиною першою ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Однак листи міністерств не вважаються законодавчими актами, обов’язковими до виконання, і мають лише рекомендаційних характер. Це також треба враховувати.
Обов’язковість складання штатного розпису передбачена лише для бюджетних установ та організацій. Згідно з абзацом третім п. 28 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 № 228 (Порядок № 228), типову форму штатного розпис у бюджетних установ затверджує Міністерство фінансів України. У разі потреби міністерства та інші центральні органи виконавчої влади за погодженням із Мінфіном можуть установлювати форму штатного розпис у для відповідної галузі. Штатний розпис установ затверджується в порядку, визначеному відповідним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади.
Так, наказом Міністерства фінансів України від 28.01.2002 № 57 (Наказ № 57) затверджено форму штатного розпису (складають органи державного управління та місцевого самоврядування) і типового штатного розпису для бюджетних установ.
Мабуть, ніхто не заперечуватиме, що й для підприємств та організацій небюджетної сфери наявність штатного розпису значно полегшує роботу з персоналом. Адже саме на підставі штатного розпису роботодавець ухвалює рішення про прийняття працівника на роботу, переведення його на іншу роботу, звільнення, установлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) відповідно до посади, яку він обіймає (кваліфікації). Кадрова служба, у свою чергу, здійснює добір персоналу, оформляє відповідні документи, у т. ч. накази, аналізує якісний склад працівників та вносить роботодавцеві пропозиції щодо його поліпшення, оформляє в установленому порядку облікову та інформаційно-довідкову документацію, готує відповідну статистичну звітність тощо. Крім того, штатний розпис стає в пригоді в разі виникнення спірних ситуацій під час проведення органами контролю перевірок щодо дотримання вимог законодавства про працю, а також проведення перевірок податковими органами чи в разі виникнення трудових спорів із працівниками.
Отже, штатний розпис усе ж таки потрібно вести на підприємстві.
ХТО РОЗРОБЛЯЄ Й ЗАТВЕРДЖУЄ ШТАТНИЙ РОЗПИС
Штатний розпис зазвичай розробляє відділ праці та заробітної плати. Якщо ж на підприємстві такий відділ відсутній, штатний розпис розробляє інший структурний підрозділ (наприклад, бухгалтерія, планово-економічний відділ, відділ кадрів) або за рішенням керівника підприємства цей обов’язок покладається на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми (локальними) актами (наприклад, на бухгалтера).
Штатний розпис підприємства має розроблятися на основі затвердженої структури підприємства, чисельності працівників, положення про оплату праці та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема, Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР (Закон № 108), Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (КП), відповідних випусків Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.
Як правило, спочатку готують проект штатного розпису підприємства, який має погоджуватися з керівниками відділів (служб), заступниками керівника підприємства та керівником підприємства. На цьому етапі можливе внесення потрібних змін до нього.
Штатний розпис складають у цілому по підприємству. Можливе групування посад за структурними підрозділами (філіями).
Штатний розпис складають і затверджують зазвичай на кожний календарний рік до його початку. Згідно з п. 45 Порядку № 228 штатні розписи бюджетних установ затверджують в установленому порядку в місячний строк із початку року. Відповідно до п. 32 зазначеного Порядку штатні розписи для більшості бюджетних установ та організацій затверджують керівники відповідних установ вищого рівня. Для таких бюджетних установ, як Секретаріат Кабінету Міністрів України; обласних та районних державних адміністрації; бюджетних установ, що утримуються за рахунок бюджетів сіл, селищ, міст; національних вищих навчальних закладів, яким безпосередньо встановлені призначення в державному бюджеті, та ін. порядок затвердження штатних розписів установлено пп. 33 і 35 Порядку № 228.
РЕКВІЗИТИ, ЯКІ МАЄ МІСТИТИ ШТАТНИЙ РОЗПИС
Оскільки для підприємств та організацій небюджетної сфери типової форми штатного розпису не затверджено, такі підприємства й організації мають право складати штатний розпис у довільній формі, керуючись, зокрема, роз’ясненнями, викладеними в листах Міністерства праці та соціальної політики України від 20.01.2005 № 18-23 та від 27.06.2007 № 162/06/187-07. В останньому, зокрема, зазначено, що штатний розпис містить назви посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою. Звісно, це не всі реквізити, які він може містити.
Розробляючи штатний розпис, підприємство небюджетної сфери може запозичити досвід складання такого документа бюджетними установами й організаціями. Можна скористатися формою, затвердженою Наказом № 57, дещо видозмінивши її відповідно до своєї специфіки роботи.
Штатний розпис має такі реквізити:
• гриф затвердження;
• заголовок;
• текст.
Гриф затвердження
Гриф затвердження розташовується на першому аркуші штатного розпису в правому верхньому куті вище від назви документа.
Штатний розпис затверджується відповідним наказом по підприємству (з основної діяльності) або конкретною посадовою особою.
Якщо штатний розпис затверджується наказом, гриф затвердження складається зі слів:
• ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);
• Наказ (у називному відмінку) із зазначенням дати і номера.
Якщо ж штатний розпис затверджує конкретна посадова особа, пишуть слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), зазначають кількість штатних одиниць і місячний фонд заробітної плати, посаду, ініціали та прізвище посадової особи, яка його затверджує, і дату.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора ТОВ «Мрія»
29.12.2014 № 97-ОД
ЗАТВЕРДЖУЮ
штат у кількості 114 штатних одиниць
з місячним фондом заробітної плати
338 200,00 грн. (триста тридцять вісім тисяч двісті гривень 00 копійок)
Директор ТОВ «Мрія»
Мільченко П. О. Мільченко
29.12.2014
Заголовок
Заголовок складається з поєднання назви документа «Штатний розпис», назви підприємства, установи, організації (у родовому відмінку) із зазначенням року, на який затверджується документ (окремим рядком). Наприклад:
Штатний розпис
Товариства з обмеженою відповідальністю «Мрія»
на 2015 рік
Текст
Текст оформляють як таблицю. Зазвичай вона містить такі графи:
1.№ пор. — проставляють номери структурних підрозділів (якщо такі є) у порядку підпорядкування (як правило, номери встановлюються відповідно до затвердженої структури).
2. Назва структурного підрозділу — записують згідно з відповідним положенням про структурний підрозділ: «Бухгалтерія», «Відділ збуту», «Відділ інформаційно-комп’ютерного забезпечення» тощо.
3. Назва професії (посади) — у межах кожного структурного підрозділу назви посад рекомендується записувати в такій послідовності: керівник, далі — його заступник(и) (за наявності), потім — професіонали, фахівці (з урахуванням рівня категорії — від вищої до нижчої), далі — технічні працівники, робітники(з урахуванням класів, розрядів — за аналогією до фахівців). При цьому важливо, щоб записувалася повна назва посади відповідно до КП із обов’язковим зазначенням кваліфікаційних характеристик, наприклад, «Машиніст механізованого натяжного пристрою для виготовлення напружно-армованих конструкцій», «Зварник на машинах контактного (пресового) зварювання» тощо.
Треба знати!
Невідповідність назви посади (професії) в штатному розписі, а в подальшому — у наказі про прийняття (переведення на іншу роботу) працівника і в трудовій книжці може призвести до серйозних труднощів, зокрема, при оформленні пільгової пенсії, наданні додаткової(-их) відпустки(-ок), укладенні договору про повну матеріальну відповідальність, наданні пільг і компенсацій, передбачених колективним договором, і т. ін.
Порушення правил ведення трудових книжок працівників, а саме: унесення записів про посаду (професію), що не відповідають КП, тягне за собою адміністративну відповідальність посадових осіб підприємства у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 неоподаткованих мінімумів доходів громадян (частина перша ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
4. Код за Класифікатором професій — проставляють:
а) під час зазначення назви посади (професії) у наказі про прийняття на роботу (переведення на іншу роботу) щоб запобігти помилкам;
б) при заповненні особової картки працівника (форма № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656) та форм статистичної звітності з персоналу. У формі типового штатного розпису для бюджетних організацій, затвердженій Наказом № 57, цього реквізиту не передбачено.
5. Кількість штатних одиниць — записують за кожною посадою (професією) у межах відповідного структурного підрозділу і в цілому по підприємству.
Кількість штатних одиниць підприємства, установи, організації визначається на підставі розрахунку планового обсягу робіт (послуг) та затверджених норм праці.
6. Посадовий оклад, тарифна ставка (оклад) — у штатному розписі посадовий оклад, тарифну ставку (оклад) установлюють окремо за кожною посадою, групою штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації. Розмір посадового окладу, тарифної ставки (окладу) проставляють згідно з умовами оплати праці, зокрема, затвердженими тарифною сіткою — для технічних працівників і робітників та схемою посадових окладів — для керівного складу, професіоналів і фахівців підприємства.
Відповідно до ст. 15 Закону № 108 схеми посадових окладів і тарифні сітки встановлюються підприємствами в колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною, галузевими (міжгалузевими) і територіальними угодами. У свою чергу, схема посадових окладів у колективному договорі підприємства містить щодо кожної посади так звану «вилку» посадового окладу (його максимальний та мінімальний розмір). При цьому слід мати на увазі, що розмір заробітної плати залежить від складності та умов роботи, яку виконують, професійно-ділових якостей працівника, результатів його роботи та господарської діяльності підприємства (частина друга ст. 1 Закону № 108).
У бюджетних установах та організаціях посадові оклади встановлюються згідно з тарифними розрядами Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.08.2002 № 1298 (Єдина тарифна сітка).
Треба знати!
Посадовий оклад чи місячна тарифна ставка (оклад) працівника не можуть бути меншими від розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом. Мінімальна заробітна плата є державною соціальною гарантією, обов’язковою на всій території України для підприємств усіх форм власності й господарювання та фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників. Відповідно до ст. 3 Закону № 108 розмір мінімальної заробітної плати фіксується лише тарифною частиною заробітної плати, а доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати до неї не включаються.
7. Надбавки, доплати — у штатному розписі можуть розмежовуватися за видами (наприклад, надбавка за вислугу років, за знання та використання в роботі іноземної мови; за класність водіям; доплата за роботу у шкідливих умовах праці, за роботу в нічний час тощо). Перелік можливих доплат і надбавок до тарифних ставок (посадових окладів, окладів) наведено, зокрема, у підп. 2.2.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5. Згідно зі ст. 15 Закону № 108 надбавки й доплати встановлюються роботодавцем у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством.
Треба знати!
Надбавки й доплати в установленому розмірі (у гривнях) вносять до штатного розпису з настанням у працівника права на їх отримання.
Доплати й надбавки може бути встановлено у відсотках від посадового окладу (тарифної ставки) або у фіксованій сумі. У першому випадку при зміні розміру посадового окладу (тарифної ставки) розмір доплати (надбавки) відповідно змінюватиметься, а в другому — сума доплати (надбавки) залишається постійною незалежно від зміни посадового окладу (тарифної ставки).
8. Місячний фонд заробітної плати — підсумковий розмір місячної заробітної плати за кожною посадою, який включає суму посадового окладу (тарифної ставки) та надбавок і доплат (за їх наявності).
Місячний фонд заробітної плати в цілому по підприємству, установі, організації проставляється в рядку «Разом по підприємству (установі, організації)».
Треба знати!
Після затвердження штатного розпису один його примірник залишається у справі служби документації, а по одному примірнику направляють до відділу кадрів — для набору працівників та складання відповідних звітів та бухгалтерії — для нарахування заробітної плати. Керівникам структурних підрозділів направляються відповідні витяги зі штатного розпису.
УНЕСЕННЯ ЗМІН ДО ШТАТНОГО РОЗПИСУ
Протягом року роботодавець має право в будь-який час внести зміни до штатного розпису у разі:
• змін в організації виробництва і праці, що спричинили зміну розмірів оплати праці, розрядів, класів, назв професій, посад;
• здійснення структурної перебудови підприємства (наприклад, створення нових або ліквідація наявних структурних підрозділів);
• виникнення виробничої потреби в додатковому введенні чи виведенні певних посад (професій) чи певної кількості штатних одиниць;
• уведення нових доплат і надбавок постійного характеру для певних професій та посад;
• унесення змін до КП тощо.
Окрім цього, у бюджетних установах та організаціях потреба вносити зміни до штатного розпису виникає при кожній зміні мінімальної заробітної плати та розміру 1-го тарифного розряду, який тягне за собою зміну розмірів всіх посадових окладів відповідно до Єдиної тарифної сітки.
Загалом кількість змін і періодичність їх внесення до штатного розпису протягом року законодавством не обмежуються. Якщо зміни незначні, видають відповідний наказ, зміст якого залежить від характеру таких змін. При цьому штатний розпис, затверджений на початку року, можна не переробляти.
Якщо ж протягом календарного року структура підприємства змінюється істотно, а також змінюються посадові оклади, уводяться нові посади, доцільно видати наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції та скасування чинного. У цьому разі штатний розпис складають з урахуванням усіх змін і затверджують на час внесення цих змін.
Треба знати!
Дата введення штатного розпису в новій редакції в частині ліквідації структурних підрозділів (якщо це супроводжується скороченням чисельності або штату працівників), виведення зі штатного розпису певних посад (професій), унесення змін до раніше визначених умов праці має бути такою, щоб роботодавець, як того потребують частина перша ст. 492 та частина третя ст. 32 КЗпП, устиг попередити працівників про наступне вивільнення у зв’язку із скороченням чисельності та про зміну істотних умов праці, зокрема, розміру посадових окладів (тарифних ставок, окладів), розрядів, класів, назви посади, професії не пізніше ніж за два місяці.
Протягом строку попередження працівників у перелічених вище випадках продовжує діяти штатний розпис, затверджений на поточний календарний рік.
ЗБЕРІГАННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ
Згідно з п. 37 «а» Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, штатний розпис і переліки змін до нього зберігаються за місцем складення й затвердження:
• в організаціях, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, — постійно;
• в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ, — 75 років.
Стаття надана редакцією газети «Кадри і зарплата»
спеціально для інтернет-порталу «Всеукраїнська асоціація кадровиків»
(детальніше — газета «Кадри і зарплата» № 15, 2015)
Ольга Хамайдюк,
консультант з питань бухгалтерського обліку
